ADMINISTRASI LABORATORIUM

Pengadministrasian di laboratorium adalah proses mencatat atau menginventarisis fasilitas yang ada dan aktivitas yang berlangsung di laboratorium. Dengan adanya pengadministasian yang tepat, semua fasilitas dan activitas laboratoriun dapat terorganisir.

Nilai postif yang dapat diperoleh jika ada inventarisasi laboratorium, antara lain :

1. Memudahkan penggadaan dan pengecek bahan dan alat.

2. Meefisiensikan pengguna budget.

3. Memperlancar pelaksanaan praktikum.

4. Memudahkan membuat laporan pertanggung-jawaban.

Untuk mengetahui tentang keadaan dan keberadaan alat/bahan maka diperlukan perangkat seperti:

a) Buku inventaris.

b) Buku/kartu stock alat/bahan.

c) Buku/kartu daftar alat rusak/bahan habis.

d) Buku daftar usulan penggadaan alat/bahan (apakah dengan cara dibeli sendiri atau dropping dari pemerintah).

e) Buku daftar peminjam alat.

Demi untuk memperlancar proses aktivitas di laboratorium sangat diperlukan :

a) Program kerja di laboratorium.

b) Jadwal kegiatan laboratorium.

c) Buku catatan harian kegiatan laboratorium.

d) Daftar alat/bahan sesuai lembar kerja siswa.

Adapun tugas postingan pada minggu ini adalah :

1.      Administrasi stock bahan

2.      Administrasi stock alat

3.      Buku penggunaan laboratorium

4.      Struktur organisai

1.Administrasi stock bahan dan alat

Buku inventarisir

Keterangan:

No: diisi no urut alat dan bahan yang diinventarisir

Nama alat/bahan: diisi oleh nama dagang atau nama resmi alat dan bahan yang dibeli. Syaratnya pengisian nama alat dan bahan harus konsisten.

Kode: diisi dengan kode alat dan bahan yang kita beli. Untuk kode bisa  mengikuti kode yang dibuat perusahaan tempat pembelian alat dan bahan tersebut atau membuat kode sendiri (lihat SOP) yang saya buat).

Produsen: diisi dengan nama perusahaan yang membuat alat dan bahan, bukan dengan nama toko.

Kondisi: diisi dengan jumlah barang yang dalam keadaan baik, rusak atau hilang.

Keterangan: berisi informasi tambahan. Misalnya kenapa alat tersebut hilang, dll.

contoh :

Selain buku inventarisir kita juga perlu membuat kartu inventarisir yang nantinya ditempel di depan lemari tempat menyimpan alat dan bahan. Tujuan dari kartu inventarisir adalah untuk memepermudah laboran dalam menyimpan alat dan bahan agar tetap rapi. Selain itu kartu inventarisir berfungsi sebagai sarana peringatan dini terhadap alat atau bahan lab yang hilang.

Formatannya hampir sama dengan buku inventarisir. Silakan lihat contoh di bawah ini:

Aturan Penggunaan Buku Inventarisir

1.      Buku inventarisir merupakan daftar yang memuat semua barang milik lab. IPA yang dipakai dan ada hubungannya dengan kegiatan praktikum di dalam lab.

2.      Inventarisir dilakukan minimal sekali/semester.

Kartu Stok

Keterangan:

Spesifikasi: berisi ciri khas utama dari alat atau bahan yang kita masukkan ke dalam kartu stok. Misalnya nama alatnya neraca empat lengan. Spesifikasinya: ketelitian 0,1 gram, skala maksimum 311 gram, terbuat dari besi tahan karat.

Tanggal: diisi dengan tanggal pengecekan barang tersebut

Keadaan Masuk: diisi dengan jumlah barang yang masuk atau dibeli untuk laboratorium

Keadaan Keluar: diisi dengan jumlah barang yang dipakai di dalam laboratorium

Keadaan Persediaan: diisi dengan jumlah alat/bahan yang disimpan di gudang atau yang tidak dipakai (hanya sebagai cadangan)

Contoh:

Aturan penggunaan kartu stok

1.      Kartu stok merupakan catatan pergerakan transaksi keluar-masuk suatu bahan yang terdapat di dalam lab.

2.      Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan alat/bahan yang bersangkutan.

3.      Pencatatan di kartu stok dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

Kartu Peminjaman Alat/Bahan

Keterangan:

Praktikum Ke: diisi dengan no. urut praktikum yang dilakukan dalam satu semester (diisi siswa)

Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum yang dilakukan sesuai LKS (diisi siswa)

Kelompok: diisi dengan nama kelompok (diisi siswa)

Nama Anggota: diisi dengan nama anggota kelompok (diisi siswa)

*Kode: opsional dan diisi oleh laboran

**Ditandatangai oleh ketua kelompok dan laboran

Contoh:

Aturan penggunaan kartu peminjaman alat dan bahan

1.      Kartu peminjaman alat dan bahan berisi daftar alat/bahan yang diperlukan oleh suatu kelompok atau oleh guru yang bersangkutan untuk melakukan sekali praktikum dan ditujukan kepada laboran.

2.      Pencatatan di kartu peminjaman alat dan bahan dilakukan setiap akan melakukan praktikum.

Catatan:
Terdapat dua versi kartu peminjaman alat dan bahan
Versi 1: kartu peminjaman alat dan bahan dilakukan oleh siswa untuk diajukan ke laboran
Versi 2: kartu peminjaman alat dan bahan dilakukan oleh guru mata pelajaran untuk diajukan ke laboran

2.Buku penggunaan laboratorium

Buku Catatan Harian Laboratorium

Keterangan:

No.: diisi dengan no. urut praktikum yang dilakukan dalam satu semester

Hari/Tanggal: diisi dengan hari/tanggal dilaksanakannya praktikum

Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum yang dilakukan

Kelas: diisi dengan nama kelas yang melakukan praktikum

Jam: diisi dengan jam pelaksanaan praktikum

Paraf: diisi dengan paraf laboran

Keterangan: diisi dengan keterangan tambahan yang bisa dicantumkan

Contoh:

Aturan penggunaan buku catatan harian laboratorium

1.      Buku catatan harian lab. merupakan buku yang berisi daftar kegiatan praktikum yang dilakukan di dalam lab.

2.      Pencatatan di buku catatan harian lab. dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

Kartu Reparasi

Keterangan:

No. Kartu: diisi dengan no. surat kartu reparasi. Contoh: 001/Lab. Fisika/SMA Rofa Yulia Azhar/IV/2014

Jenis Kerusakan: diisi dengan jenis kerusakan yang diperbaiki

Komponen: diisi jika memang terdapat penggantian komponen

Harga: diisi dengan biaya reparasi dan biaya komponen yang diganti

Keterangan: diisi dengan keterangan tambahan yang bisa dicantumkan

*dilampirkan pula kuitansi perbaikan dan pergantian komponen

**Ditandatangani oleh teknisi (atau laboran) dan koordinator lab. IPA

Contoh:

Aturan penggunaan kartu reparasi

1.      Kartu reparasi merupakan kartu yang memuat informasi menganai perbaikan atau reparasi suatu alat

2.      Pencatatan di buku catatan harian lab. dilakukan oleh teknisi bila ada perbaikan terhadap barang yang rusak dan dilaporkan kepada koordinator lab.

Program Semester Laboratorium

Keterangan:

No: diisi dengan no. urut dilaksanakannya praktikum

Agustus, September, dst.: diisi dengan bulan dalam satu semester

1, 2, 3, 4: merupakan angka untuk menunjukkan minggu dalam satu bulan

*Ditandatangani oleh laboran, ketua lab dan kepala sekolah

Contoh:

Aturan penggunaan program semester laboratorium

1.      Program semester laboratorium berisi daftar praktikum yang akan dilakukan di dalam laboratorium dalam kurun waktu satu semester.

2.      Program semester laboratorium dibuat dalam ukuran minimal A2 dan ditempel secara strategis di dalam ruang laboratorium.

Laporan Bulanan

Keterangan:

No: diisi dengan no. urut dilaksanakannya praktikum

Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum

Kelas: diisi dengan kelas yang melaksanakan praktikum

Demonstrasi atau Praktikum: diisi dengan tanda ceklis demonstrasi atau praktikum

Nama Guru: diisi dengan nama guru mata pelajaran yang membimbing praktikum

*Ditandatangani oleh laboran, ketua lab dan kepala sekolah
**Dilaporkan setiap akhir bulan

Contoh:

Aturan penggunaan laporan bulanan

1.      Laporan bulanan merupakan daftar yang memuat kegiatan apa saja yang dilakukan di laboratorium setiap bulannya.

2.      Laporan bulanan dibuat oleh koordinator lab. dan dilaporkan kepada wakasek kurikulum, wakasek sarana dan prasarana serta kepada kepala sekolah.

3.      Laporan bulanan dibuat minimal sebulan sekali.

3.Sturuktur organisasi

Ketua Jurusan

Ketua jurusan adalah pimpinan jurusan pendidikan kimia yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan jurusan. Sebagai ketua jurusan, dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh sekretaris jurusan, ketua prodi pendidikan kimia, ketua prodi kimia, kepala laboratorium, dan para koordinator, serta tatausaha jurusan. Ketua jurusan bertanggungjawab melaksanaan program akademik pada tingkat jurusan yang meliputi:

• Peningkatan mutu akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dan kerjasama pada tingkat jurusan.
• Pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, kesejahteraan dan pemberdayaan divisi usaha akademik, serta fasilitas pendidikan pada tingkat jurusan.
• Pembinaan kemahasiswaan, hubungan alumni, kehidupan beragama, sosial budaya, dan komunikasi pada tingkat jurusan.
• Merencanakan, melaksanakan, dan mempertanggungjawabkan kegiatan dan Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) jurusan.
• Perencanaan, pelaksanaan, serta monitoring dan evaluasi pada tingkat jurusan.
• Melaksanakan penjaminan mutu akademik pada tingkat jurusan.

Sekretaris Jurusan

Sekretaris jurusan bertugas membantu ketua jurusan dalam:

• Pelaksanaan administrasi akademik dan administrasi umum.
• Menjalankan kegiatan Ketua Jurusan apabila ketua jurusan berhalangan atau tidak dapat melaksanakan tugasnya karena suatu alasan.

Ketua Program Studi

Ketua Program Studi memiliki tugas dan tanggung jawab dalam :

• Peningkatan mutu akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat pada tingkat program studi pendidikan kimia.
• Pembinaan keilmuan dan profesi pendidikan kimia.
• Melaksanakan kegiatan penjaminan mutu akademik di tingkat prodi.
• Merencanakan, melaksanakan, dan mempertanggungjawabkan kegiatan dan Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) program studi.

Koordinator Penelitian dan Skripsi Mahasiswa

• Menginformasikan sumber-sumber dana penelitian yang ditawarkan oleh lembaga pemerintah maupun lembaga swasta.
• Mengkoordinir kegiatan penelitian dosen dan mahasiswa (Proposal dan Laporan hasil penelitian).
• Mendokumentasikan penelitian dosen dan skripsi mahasiswa yang akan, sedang, dan telah dilakukan.
• Mengkoordinir kegiatan yang mendorong produktivitas kegiatan penelitian dosen dan mahasiswa.

Koordinator Pengabdian Pada Masyarakat (PPM)

• Menginformasikan sumber-sumber dana pengabdian kepada masyarakat yang ditawarkan oleh lembaga pemerintah maupun lembaga swasta.
• Mengembangkan model PPM yang berbasis hasil-hasil penelitian.
• Mengkoordinir kegiatan PPM (Proposal dan Laporan).
• Mendokumentasikan kegiatan PPM yang akan, sedang dan telah dilaksanakan.

Koordinator Program Latihan Profesi (PLP)

• Mengembangkan model pelaksanaan PLP yang lebih fleksibel dan efisien (Reguler/ Internasional).
• Mengkoordinir pelaksanaan PLP di tingkat Program Studi.
• Mengkomunikasikan pelaksanaan PLP kepada dosen pembimbing PLP.
• Memantau pelaksanaan PLP.

Koordinator Kemahasiswaan

• Memberikan masukan atau saran kepada Himpunan Mahasiswa Kimia (HMK) baik diminta ataupun tidak diminta berkaitan dengan kegiatan kemahasiswaan.
• Memfasilitasi kegiatan Program Studi yang terkait dan sinergis dengan kegiatan kemahasiswaan.
• Mengkoordinir dosen-dosen yang akan menjadi pembimbing pada setiap kegiatan kemahasiswaan.

Koordinator PPG

• Mengembangkan Prosedur Operasional Baku (POB) pelaksanaan PPG.
• Mengembangkan bahan ajar untuk perkuliahan matrikulasi pogram PPG.
• Mengembangkan model evaluasi workshop dan peer teaching.
• Mengembangkan kurikulum matrikulasi.
• Melaksanakan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanan PPG.

Koordinator Laboratorium

• Mengkoordinasikan kegiatan laboratorium di Jurusan Kimia.
• Mengorganisasikan keperluan alat dan bahan kimia dari setiap laboratorium.
• Bertanggungjawab terhadap pengadaan alat dan bahan kimia untuk praktikum dan penelitian mahasiswa.
• Mengkoordinir pemeliharaan sarana dan prasarana laboratorium.

Ketua Laboratorium

• Mengkoordinir kegiatan di laboratorium masing-masing.
• Mengorganisasikan keperluan alat dan bahan kimia di laboratorium masing-masing setiap awal semester.
• Menyusun rencana kegiatan laboratorium yang layak dijadikan sumber pendapatan jurusan.
• Membuat jadwal praktikum atau kegiatan laboratorium di setiap awal semester.
• Bertanggungjawab dalam pemeliharaan sarana dan prasarana laboratorium.
• Mengarahkan kegiatan bagi laboran/teknisi pada laboratorium masing-masing.

Penanggungjawab Praktikum

• Mengorganisasi kebutuhan praktikum yang bersangkutan.
• Menyusun rencana kegiatan praktikum.
• Melaporkan kebutuhan alat/bahan kepada ketua lab.
• Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan prkatikum yang bersangkutan.

Laboran/Teknisi Laboratorium

• Mempersiapkan keperluan praktikum.
• Menginventarisasi alat dan bahan praktikum.
• Bertanggungjawab terhadap penggunaan alat dan bahan Kimia di laboratorium kimia masing-masing.
• Menjaga kebersihan dan kerapihan laboratorium masing-masing.

Tata Usaha (TU)

1. Mendokumentasikan data mahasiswa :

• Data akademik mahasiswa seperti dosen pembimbing, jalur masuk UPI, nilai matakuliah tiap semester, matakuliah yang sedang dikontrak, dan kemampuan akademik lainnya.
• Data pribadi mahasiswa seperti data keluarga, kemampuan finansial orang tua, beasiswa yang diterima, dan alamat yang dapat dihubungi.
• Membuat dan mendokumentasikan surat menyurat yang berhubungan dengan kegiatan akademik mahasiswa dan surat-surat untuk keperluan yang terkait dengan kelancaran perkuliahan.

2. Mendokumentasikan semua kegiatan yang berhubungan dengan :

• Pelaksanaan kegiatan tri dharma perguruan tinggi dosen.
• Data yang berkaitan dengan administrasi dosen (CV, Ijazah, SK, karya dosen).
• Data administrasi serta sarana dan prasarana yang berkaitan dengan perkuliahan (Infocus, komputer, laptop, kamera, dan telepon).
• Surat keluar dan masuk yang berkaitan dengan administrasi jurusan dan program studi.
• Mengelola kebutuhan Rumah Tangga Jurusan.

3. Bertanggung jawab dalam :

• Menjaga kebersihan dan keindahan ruang jurusan, ruang tata usaha, dan ruang rapat dosen.
• Membantu kelancaran tata usaha di Jurusan secara umum seperti penggandaan surat, kertas ujian, dan soal-soal ujian.